Umowa licencyjna (EULA)

Warunki korzystania z oprogramowania AlertexSMS.

Umowa Licencyjna Użytkownika Końcowego (EULA) oprogramowania AlertexSMS

Niniejsza umowa licencyjna ("Umowa") jest prawnie wiążącym dokumentem zawartym pomiędzy:

Dakar Telecom Sp. J. (zwanym dalej "Licencjodawcą")
a
podmiot wskazany w umowie licencyjnej (Licencjobiorca) (zwanym dalej "Licencjobiorcą").

Zmiana hasła po pierwszym logowaniu i dalsze korzystanie z oprogramowania AlertexSMS oznacza pełną akceptację poniższych warunków przez Licencjobiorcę.

1. Udzielenie Licencji

Licencjodawca udziela Licencjobiorcy niewyłącznej, niezbywalnej i ograniczonej licencji na korzystanie z oprogramowania AlertexSMS.

Oprogramowanie jest licencjonowane (nie sprzedawane) wyłącznie do użytku przez podmiot zdefiniowany powyżej jako Licencjobiorca.

Licencja uprawnia do instalacji i użytkowania oprogramowania wewnątrz lokalnej sieci komputerowej (LAN) w infrastrukturze Licencjobiorcy.

Jedna licencja obejmuje jedną centralę Platan PBX Licencjobiorcy. Numer seryjny centrali służy do ustalenia, której centrali dotyczy licencja. Licencjobiorca może korzystać z Oprogramowania na więcej niż jednej instalacji obsługującej tę samą centralę. Korzystanie z Oprogramowania w związku z inną centralą wymaga odrębnej licencji albo pisemnej zgody Licencjodawcy. W razie wymiany centrali na inną Licencjobiorca kontaktuje się z Licencjodawcą lub swoim przedstawicielem handlowym.

Wydany później kod lub plik licencji zastępuje poprzedni kod lub plik dla tego samego pakietu i określa jego pełny, aktualny zakres: moduły objęte zakupem oraz końcową datę obowiązywania licencji. Zasady rozliczenia zakupu dodatkowego modułu określają odrębne ustalenia handlowe.

2. Ograniczenia i Zasady Użytkowania

W ramach niniejszej licencji Licencjobiorcy zabrania się:

  • Kopiowania, modyfikowania, adaptowania lub tworzenia dzieł pochodnych na bazie oprogramowania AlertexSMS.
  • Dekompilacji, inżynierii wstecznej (reverse engineering) lub prób uzyskania kodu źródłowego aplikacji.
  • Odsprzedaży, podnajmowania, wypożyczania, licencjonowania lub udostępniania oprogramowania podmiotom trzecim.
  • Korzystania z jednej licencji w związku z więcej niż jedną centralą Platan PBX bez odrębnej licencji lub pisemnej zgody Licencjodawcy.
  • Omijania wbudowanych mechanizmów zabezpieczeń i zarządzania dostępem.

3. Prawa Autorskie i Własność Intelektualna

Oprogramowanie AlertexSMS (w tym jego kod frontendowy, backendowy, interfejs użytkownika oraz struktura bazy danych) stanowi wyłączną własność intelektualną Licencjodawcy i jest chronione prawem autorskim. Niniejsza Umowa nie przenosi na Licencjobiorcę żadnych praw własności do oprogramowania, a jedynie prawo do jego użytkowania zgodnie z jej warunkami.

4. Ograniczenie Odpowiedzialności

Oprogramowanie AlertexSMS jest dostarczane w stanie „takim, w jakim jest" (AS IS), bez jakichkolwiek dodatkowych gwarancji, wyraźnych lub dorozumianych, wykraczających poza obowiązujące przepisy prawa.

Charakter i zakres Oprogramowania:

1. Licencjodawca zobowiązuje się do udzielenia licencji oraz świadczeń wyraźnie określonych w Umowie. Oprogramowanie jest narzędziem wspomagającym wysyłanie powiadomień i nie stanowi usługi gwarantującej osiągnięcie określonego rezultatu operacyjnego, gospodarczego, prawnego ani technicznego.

2. O ile strony nie uzgodniły inaczej w formie pisemnej, Licencjodawca nie gwarantuje nieprzerwanego lub bezbłędnego działania Oprogramowania, jego przydatności do szczególnego celu Licencjobiorcy, osiągnięcia określonego wyniku, zgodności z wewnętrznymi procedurami Licencjobiorcy ani współpracy ze sprzętem, oprogramowaniem, centralą PBX, kartami SIM lub usługami podmiotów trzecich niewskazanymi jako wspierane w dokumentacji danej wersji.

3. Oprogramowanie przetwarza dane i polecenia przekazane przez Licencjobiorcę. Nie weryfikuje prawdziwości, kompletności, aktualności ani podstawy prawnej danych kontaktowych, treści wiadomości, odczytów lub innych danych wprowadzonych przez Licencjobiorcę i nie gwarantuje prawidłowości wyników opartych na danych nieprawidłowych lub niekompletnych.

4. Oprogramowanie może zawierać komponenty osób trzecich objęte ich własnymi warunkami licencyjnymi. Licencjodawca odpowiada za dostarczenie funkcjonalnej kopii Oprogramowania zgodnej z wyraźnie uzgodnioną specyfikacją, lecz nie gwarantuje niezmienności ani dalszej dostępności zewnętrznych usług, interfejsów lub elementów środowiska niewchodzących w skład dostarczonego Oprogramowania.

5. W zakresie, w jakim do Umowy mogłyby znaleźć zastosowanie przepisy o rękojmi, strony wyłączają odpowiedzialność Licencjodawcy z tytułu rękojmi. Wyłączenie nie jest skuteczne w przypadku podstępnego zatajenia wady.

Zgłaszanie i usuwanie nieprawidłowości (art. 471 Kodeksu cywilnego):

1. Licencjobiorca zobowiązany jest niezwłocznie zgłaszać Licencjodawcy każdą nieprawidłowość w działaniu Oprogramowania, w tym całkowity brak możliwości korzystania z Oprogramowania.

2. Zgłoszenia dokonuje się w formie elektronicznej za pomocą funkcji „Zgłoś problem” dostępnej w Oprogramowaniu albo na adres [email protected]. Zgłoszenie powinno zawierać opis nieprawidłowości umożliwiający jej odtworzenie przez Licencjodawcę, w szczególności: opis okoliczności wystąpienia nieprawidłowości, treść ewentualnych komunikatów o błędach, wersję Oprogramowania oraz – o ile jest to możliwe i zasadne – pliki dziennika (logi). Zasady przekazywania i przetwarzania danych zawartych w zgłoszeniu oraz logach określa § 5 oraz Załącznik nr 1 do Umowy.

3. Jeżeli zgłoszenie nie zawiera informacji umożliwiających odtworzenie nieprawidłowości, Licencjodawca niezwłocznie wzywa Licencjobiorcę do jego uzupełnienia, wskazując brakujące informacje. Termin, o którym mowa w ust. 4, biegnie od dnia otrzymania przez Licencjodawcę kompletnego zgłoszenia.

4. Licencjodawca w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego zgłoszenia zbada zgłoszoną nieprawidłowość oraz usunie ją albo dostarczy Licencjobiorcy rozwiązanie zastępcze umożliwiające korzystanie z Oprogramowania.

5. Dalej idące roszczenia związane ze zgłoszoną nieprawidłowością, w tym roszczenia odszkodowawcze, mogą być dochodzone przez Licencjobiorcę dopiero po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w ust. 4. Postanowienie to nie ogranicza ani nie opóźnia dochodzenia roszczeń z tytułu szkody wyrządzonej przez Licencjodawcę umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego), ani nie narusza terminów przedawnienia wynikających z ustawy.

6. Licencjodawca dokłada wszelkich starań, aby odpowiadać na zgłoszenia możliwie najszybciej.

Dostępność wsparcia i planowane przerwy:

1. Wsparcie techniczne jest świadczone w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Licencjodawca nie świadczy wsparcia całodobowego ani wsparcia w trybie awaryjnym lub dyżurowym.

2. Licencjodawca może ogłaszać planowane okresy niedostępności wsparcia. Ogłoszenie jest skuteczne, jeżeli zostało opublikowane na stronie https://www.alertexsms.pl/wsparcie co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem okresu niedostępności. W przypadku nagłej, udokumentowanej przeszkody po stronie Licencjodawcy ogłoszenie może nastąpić bez zachowania tego wyprzedzenia; Licencjodawca przekazuje wówczas informację również w odpowiedzi na zgłoszenia, w tym w formie automatycznej odpowiedzi e-mail.

3. Termin, o którym mowa w ust. 4 postanowienia „Zgłaszanie i usuwanie nieprawidłowości”, ulega przedłużeniu o ogłoszone okresy niedostępności wsparcia wyłącznie w odniesieniu do zgłoszeń otrzymanych po opublikowaniu ogłoszenia. Ogłoszenie okresu niedostępności nie przedłuża terminów biegnących dla zgłoszeń otrzymanych przed jego opublikowaniem.

Koszty telekomunikacyjne: Licencjodawca nie ponosi odpowiedzialności za koszty finansowe wynikające z wysyłania wiadomości SMS za pośrednictwem centrali Platan PBX i infrastruktury operatorów sieci komórkowych (GSM).

Dostarczanie wiadomości SMS: Wiadomości SMS są wysyłane przez centralę Platan PBX, karty SIM oraz sieci operatorów telekomunikacyjnych, na które Licencjodawca nie ma wpływu. Licencjodawca nie odpowiada za to, że wiadomość nie dotrze, dotrze z opóźnieniem, zostanie zniekształcona albo doręczona w innej kolejności, jeżeli przyczyna leży po stronie tych podmiotów – w szczególności przy awarii lub błędnej konfiguracji centrali, braku zasięgu sieci, wyczerpaniu środków lub pakietu wiadomości na karcie SIM, wygaśnięciu albo dezaktywacji karty SIM, a także przy ograniczeniach antyspamowych i innych ograniczeniach wprowadzonych przez operatorów. Oprogramowanie nie może być jedynym kanałem powiadamiania tam, gdzie w grę wchodzi życie, zdrowie lub mienie – w takich sytuacjach Licencjobiorca zapewnia niezależny kanał zapasowy. Licencjodawca nie gwarantuje ani czasu doręczenia wiadomości, ani skuteczności doręczeń.

Bezpieczeństwo i Ciągłość: Licencjodawca nie odpowiada za przerwy w działaniu systemu wynikające z awarii sprzętu, centrali PBX, braku połączenia LAN lub błędów po stronie użytkowników Licencjobiorcy.

Obowiązki Licencjobiorcy:

1. Licencjobiorca jest odpowiedzialny za:

a) zapewnienie i utrzymanie wspieranego środowiska serwerowego, systemu operacyjnego, zasilania, sieci LAN oraz dostępu do Internetu wymaganego do Weryfikacji;

b) prawidłową konfigurację, utrzymanie i kontrolę centrali PBX, aktywnych kart SIM, środków lub pakietów SMS oraz umów z operatorami telekomunikacyjnymi;

c) instalowanie wymaganych aktualizacji bezpieczeństwa środowiska, ochronę danych dostępowych oraz nadawanie użytkownikom wyłącznie niezbędnych uprawnień;

d) prawidłowość, kompletność, aktualność i zgodność z prawem danych, list odbiorców i treści wiadomości wprowadzanych do Oprogramowania;

e) wykonywanie regularnych, odseparowanych od serwera produkcyjnego kopii zapasowych bazy danych oraz sprawdzanie możliwości ich odtworzenia, nie rzadziej niż raz na kwartał;

f) przeprowadzanie testu wysyłki i odbioru po instalacji, aktualizacji lub istotnej zmianie konfiguracji oraz okresowo, nie rzadziej niż raz na kwartał;

g) monitorowanie komunikatów o błędach, logów i dostępnych raportów doręczeń;

h) utrzymywanie aktualnego adresu e-mail do kontaktu oraz niezwłoczne informowanie o jego zmianie.

2. Licencjobiorca udostępni Licencjodawcy, w zakresie niezbędnym do zbadania zgłoszenia, informacje techniczne, logi oraz uzgodniony dostęp diagnostyczny, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa obowiązujących u Licencjobiorcy.

3. Nieprawidłowości wynikające z niewykonania obowiązków określonych powyżej, z infrastruktury Licencjobiorcy albo z działania usług lub urządzeń pozostających poza kontrolą Licencjodawcy nie stanowią nieprawidłowości Oprogramowania. Licencjodawca nie odpowiada za szkodę w zakresie, w jakim niewykonanie tych obowiązków spowodowało szkodę, zwiększyło jej rozmiar, uniemożliwiło jej ograniczenie albo uniemożliwiło terminową diagnozę.

Ograniczenie odpowiedzialności:

1. Z zastrzeżeniem ust. 5, odpowiedzialność Licencjodawcy wobec Licencjobiorcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy oraz z tytułu czynów niedozwolonych związanych z zawarciem lub wykonywaniem Umowy albo korzystaniem z Oprogramowania ogranicza się do szkody rzeczywistej (damnum emergens), z wyłączeniem utraconych korzyści (lucrum cessans).

2. Z zastrzeżeniem ust. 5, naprawieniu nie podlegają w szczególności: utrata przychodów, oszczędności lub możliwości gospodarczych; utrata reputacji; koszty przestoju lub zapewnienia świadczeń zastępczych; utrata albo odtworzenie danych, jeżeli Licencjobiorca nie wykonał obowiązków dotyczących kopii zapasowych; oraz zobowiązania Licencjobiorcy wobec osób trzecich, w tym kary umowne i odszkodowania, chyba że Licencjodawca przed zawarciem Umowy wyraźnie i w formie pisemnej przyjął odpowiedzialność za oznaczone ryzyko.

3. Łączna odpowiedzialność Licencjodawcy za wszystkie zdarzenia i roszczenia powstałe w każdym kolejnym dwunastomiesięcznym okresie obowiązywania Umowy nie może przekroczyć sumy opłat licencyjnych netto zapłaconych przez Licencjobiorcę za ten okres. Limit nie ulega zwielokrotnieniu ze względu na liczbę zdarzeń, roszczeń, poszkodowanych, podstaw prawnych ani modułów Oprogramowania. Zdarzenia wynikające z tej samej przyczyny lub zespołu powiązanych przyczyn uważa się za jedno zdarzenie.

4. Ograniczenia określone w ust. 1–3 stosuje się również w razie rażącego niedbalstwa Licencjodawcy oraz w przypadku zbiegu odpowiedzialności kontraktowej i deliktowej, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

5. Postanowienia ust. 1–4 nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie ani za szkodę na osobie.

5. Dane Osobowe i RODO

Oprogramowanie AlertexSMS przetwarza dane osobowe wprowadzone przez Licencjobiorcę (w tym numery telefonów, treść wiadomości, adresy oraz stany liczników odbiorców) zasadniczo w sposób lokalny (On-Premise), w infrastrukturze Licencjobiorcy. Dane te nie są przesyłane do Licencjodawcy ani do podmiotów trzecich, z wyjątkiem: danych technicznych przekazywanych w ramach Weryfikacji licencji online, danych przekazywanych na udokumentowane polecenie Licencjobiorcy w ramach Zgłoszenia serwisowego oraz danych technicznych przekazywanych w ramach Telemetrii błędów aplikacji, jeżeli administrator Licencjobiorcy ją włączył.

Zgłoszenia serwisowe: Każdy zalogowany użytkownik Oprogramowania (niezależnie od roli: User, Admin lub Root) może przekazać Licencjodawcy za pomocą funkcji „Zgłoś problem” tytuł i opis problemu, identyfikator licencji, nazwę konta zgłaszającego, wersję Oprogramowania, ograniczony kontekst techniczny oraz – jeżeli użytkownik odrębnie wybierze tę opcję – archiwum ZIP zawierające pliki alertex.log, alertex.log.1, alertex.log.2 i launcher_stderr.log. Przed wysłaniem Oprogramowanie pokazuje listę plików przeznaczonych do przekazania.

Logi są ponownie poddawane maskowaniu numerów telefonów podczas tworzenia archiwum, jednak mogą nadal zawierać inne dane osobowe i techniczne, w szczególności identyfikatory i nazwy odbiorców, fragmenty treści wiadomości, nazwy użytkowników i hostów oraz dane dotyczące urządzeń PBX lub GSM. Maskowanie numerów telefonów nie oznacza anonimizacji logów.

Wysłanie Zgłoszenia serwisowego wymaga każdorazowego, niezapamiętywanego potwierdzenia przez zalogowanego użytkownika działającego w imieniu Licencjobiorcy. Potwierdzenie stanowi udokumentowane polecenie przetwarzania, a nie zgodę osoby, której dane dotyczą. Licencjobiorca odpowiada za nadanie kont w Oprogramowaniu wyłącznie osobom upoważnionym do przekazywania takich poleceń.

Dane przekazane w Zgłoszeniu serwisowym są wykorzystywane wyłącznie do przyjęcia, obsługi, zdiagnozowania i rozwiązania zgłoszonego problemu oraz zapewnienia bezpieczeństwa tego procesu. Powiadomienie przesłane na adres [email protected] może zawierać identyfikator zgłoszenia i licencji, wersję Oprogramowania, rozmiar archiwum oraz czas wysłania, lecz nie zawiera tytułu, opisu problemu ani archiwum ZIP.

Archiwum ZIP z logami jest usuwane z aktywnego systemu obsługi po 90 dniach, a pozostała treść Zgłoszenia serwisowego, związane z nim metadane i zapis potwierdzenia – po 365 dniach od wysłania. Pobrane przez upoważniony personel kopie robocze są usuwane niezwłocznie po zakończeniu analizy, nie później niż po 90 dniach od wysłania, a odseparowane kopie zapasowe są bezpowrotnie usuwane w zwykłym cyklu rotacji, nie później niż 30 dni po upływie właściwego terminu.

W odniesieniu do danych osobowych zawartych w Zgłoszeniu serwisowym Licencjobiorca jest administratorem, a Licencjodawca podmiotem przetwarzającym. Zasady powierzenia przetwarzania określa Załącznik nr 1, stanowiący integralną część Umowy. Funkcja „Zgłoś problem” jest dostępna wyłącznie po zaakceptowaniu wersji Umowy zawierającej Załącznik nr 1.

Weryfikacja licencji online: Niezależnie od powyższego, w celu ochrony przed nieuprawnionym użyciem oraz obsługi rozliczeń oprogramowanie może łączyć się z serwerem licencyjnym Licencjodawcy podczas aktywacji oraz okresowo w trakcie pracy. Oprogramowanie działa lokalnie i nie wymaga stałego połączenia z Internetem. Weryfikacja online jest wymagana w cyklu odpowiadającym wybranemu sposobowi płatności: płatność miesięczna – co najmniej raz w miesiącu; płatność w ratach rocznych – co najmniej raz w roku; płatność z góry za cały okres Umowy – do końca okresu Umowy weryfikacja nie jest wymagana; licencja demo – 30 dni bez konieczności weryfikacji.

Nieuiszczenie należnej opłaty licencyjnej w terminie nie wstrzymuje wysyłania wiadomości SMS w już działającej instalacji Oprogramowania. Skutkiem zwłoki w płatności jest wyłącznie: (a) brak możliwości uzyskania w Portalu Licencji kodu aktywacyjnego do nowej instalacji, oraz (b) wstrzymanie dostarczenia nowej licencji przedłużającej okres obowiązywania. Działająca instalacja korzysta z funkcji wysyłania wiadomości SMS przez cały okres obowiązywania posiadanej licencji, niezależnie od terminowości płatności za kolejny okres.

Końcowa data obowiązywania wskazana w aktualnym pliku licencji stanowi bezwzględną datę końcową udostępniania funkcji wysyłania wiadomości SMS. Po jej upływie wysyłanie wiadomości SMS zostaje wstrzymane do czasu uzyskania nowej licencji przedłużającej okres obowiązywania. Poza upływem tej daty, wysyłanie wiadomości SMS może zostać wstrzymane wyłącznie na skutek cofnięcia (anulowania) licencji przez Licencjodawcę, zgodnie z poniższymi postanowieniami.

Podczas aktywacji oraz okresowych połączeń mogą być rejestrowane dane techniczne niezbędne do obsługi licencji i wykrywania jej użycia niezgodnego z Umową: identyfikator licencji, opcjonalny identyfikator instalacji, numer seryjny lub numery seryjne centrali Platan PBX, wersja Oprogramowania, zagregowane, liczbowe wskaźniki stanu technicznego instalacji (stan połączenia z centralą, stan bazy danych, wolne miejsce na dysku, liczba wiadomości w kolejce, bez ich treści i bez danych odbiorców) oraz czas odebrania zdarzenia przez serwer. Dane te są przechowywane przez 180 dni i służą do weryfikacji, czy korzystanie z Oprogramowania mieści się w zakresie licencji (w tym ograniczenia do jednej centrali na licencję), oraz do wyjaśnienia ewentualnych niezgodności.

W ramach Weryfikacji nie są przesyłane w szczególności: treści wiadomości SMS, dane odbiorców wiadomości ani odczyty liczników, ani inne dane operacyjne Licencjobiorcy poza wskaźnikami liczbowymi wymienionymi powyżej. Cofnięcie (anulowanie) licencji przez Licencjodawcę skutkuje wstrzymaniem wysyłania wiadomości SMS w działającej instalacji przy najbliższej pomyślnej Weryfikacji; pozostałe funkcje Oprogramowania oraz dostęp do danych Licencjobiorcy pozostają dostępne. Instalacja bez dostępu do serwera otrzyma ten skutek po ponownym połączeniu. W każdym z przypadków wymienionych w niniejszym paragrafie oraz w paragrafie poprzedzającym wstrzymanie obejmuje wyłącznie wysyłanie wiadomości SMS i nie powoduje usunięcia, uszkodzenia ani zatrzymania jakichkolwiek danych.

Telemetria błędów aplikacji: Jeżeli administrator Licencjobiorcy włączy tę funkcję, Oprogramowanie przekazuje Licencjodawcy techniczne raporty błędów i dane diagnostyczne za pośrednictwem usługi raportowania błędów Sentry, świadczonej przez Functional Software, Inc. (USA) jako podmiot przetwarzający Licencjodawcy, z zapisem danych w regionie Unii Europejskiej. Zakres danych obejmuje: zdarzenia awarii i błędów aplikacji wraz ze śladem stosu i typem błędu, wynik diagnostyki uruchomienia oraz połączenia z centralą PBX (kody etapów i wyników, model i wersja oprogramowania centrali), zmiany stanu licencji, wybrane wpisy dziennika aplikacji o poziomie ostrzeżenia lub błędu, wersję Oprogramowania, identyfikator licencji oraz identyfikator instalacji. Przed wysłaniem Oprogramowanie usuwa z tych danych treść wiadomości SMS, dane uwierzytelniające i surowe ramki protokołu centrali oraz maskuje numery telefonów; dane te nie zawierają nazwy ani NIP Licencjobiorcy, nazw odbiorców wiadomości ani odczytów liczników. Administratorem tych danych jest Licencjodawca, który przetwarza je wyłącznie w celu wykrywania i usuwania nieprawidłowości oraz zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Oprogramowania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i przechowuje je nie dłużej niż 30 dni od zarejestrowania zdarzenia. Telemetria nie jest objęta powierzeniem, o którym mowa w Załączniku nr 1. Funkcja jest domyślnie wyłączona; administrator Licencjobiorcy może ją w każdej chwili włączyć lub wyłączyć w Oprogramowaniu (Ustawienia, sekcja Telemetria); jej wyłączenie lub niewłączenie nie ogranicza żadnych funkcji Oprogramowania ani dostępu do danych Licencjobiorcy. Licencjobiorca udostępni osobom korzystającym z Oprogramowania w jego imieniu informację o tym przetwarzaniu zawartą w Polityce prywatności dostępnej pod adresem https://licencje.alertexsms.pl/prywatnosc. Szczegółowy wykaz kategorii danych, zasady przekazywania poza EOG oraz sposób wniesienia sprzeciwu określa Polityka prywatności.

Licencjobiorca odpowiada za zgodność z prawem wprowadzania danych do Oprogramowania (w tym danych osobowych klientów, numerów telefonów, adresów i stanów liczników) oraz ich przekazywania w Zgłoszeniach serwisowych. Nie wyłącza to obowiązków ani odpowiedzialności Licencjodawcy wynikających z RODO i Załącznika nr 1.

Licencjobiorca działa jako Administrator Danych Osobowych w rozumieniu RODO i jest zobowiązany do zabezpieczenia dostępu do serwera, dbania o regularne kopie zapasowe (zarządzane z poziomu panelu administracyjnego) oraz odpowiedniego zarządzania kontami i uprawnieniami swoich pracowników.

6. Rozwiązanie Umowy

Licencjodawca ma prawo wypowiedzieć niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeśli Licencjobiorca naruszy jej postanowienia (w szczególności dotyczące ograniczeń z punktu 2). Po rozwiązaniu umowy Licencjobiorca jest zobowiązany do natychmiastowego zaprzestania korzystania z oprogramowania i trwałego usunięcia go ze swoich serwerów oraz urządzeń.

Załącznik nr 1 – Powierzenie przetwarzania danych osobowych w ramach Zgłoszeń serwisowych

1. Role stron i zakres powierzenia

1. Licencjobiorca, jako administrator danych osobowych, powierza Licencjodawcy, jako podmiotowi przetwarzającemu, przetwarzanie danych osobowych przekazanych w związku ze Zgłoszeniami serwisowymi.

2. Powierzenie obejmuje przyjmowanie, utrwalanie, przechowywanie, przeglądanie, porządkowanie, kopiowanie w niezbędnym zakresie, analizowanie, diagnozowanie, udostępnianie upoważnionemu personelowi wsparcia, sporządzanie odpowiedzi oraz usuwanie danych.

3. Celem przetwarzania jest wyłącznie przyjęcie, obsługa, diagnoza i rozwiązanie Zgłoszenia serwisowego oraz zapewnienie bezpieczeństwa i rozliczalności tego procesu. Licencjodawca nie może wykorzystywać powierzonych danych do marketingu, profilowania, trenowania modeli ani własnych analiz niezwiązanych z obsługą zgłoszenia.

4. Przetwarzanie trwa od otrzymania Zgłoszenia serwisowego do usunięcia albo zwrotu danych zgodnie z niniejszym Załącznikiem, nie dłużej jednak niż przez okresy wskazane w § 5 Umowy, z uwzględnieniem okresu rotacji kopii zapasowych.

2. Kategorie danych i osób

1. Powierzenie może obejmować: numery telefonów w postaci zamaskowanej, identyfikatory i nazwy odbiorców wiadomości, fragmenty treści wiadomości i komunikatów o błędach, identyfikatory kont użytkowników, nazwy hostów, dane techniczne PBX/GSM, identyfikator licencji, wersję Oprogramowania, adresy sieciowe oraz inne dane osobowe przypadkowo utrwalone w opisie problemu lub logach.

2. Dane mogą dotyczyć klientów, odbiorców usług i wiadomości Licencjobiorcy, jego pracowników, współpracowników i użytkowników Oprogramowania oraz innych osób wymienionych w treści zgłoszenia lub logach.

3. Strony nie przewidują celowego przekazywania szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 RODO, ani danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych. Licencjobiorca nie będzie świadomie zamieszczał takich danych w zgłoszeniu. W razie ich incydentalnego przekazania postanowienia niniejszego Załącznika stosuje się również do tych danych, a Licencjodawca niezwłocznie ograniczy ich przetwarzanie do minimum niezbędnego do bezpiecznego usunięcia albo wykonania zgodnego z prawem polecenia Licencjobiorcy.

3. Polecenia i obowiązki Licencjobiorcy

1. Umowa, niniejszy Załącznik oraz każdorazowe wysłanie Zgłoszenia serwisowego przez zalogowanego użytkownika wraz z zapisanym potwierdzeniem stanowią udokumentowane polecenia Licencjobiorcy.

2. Licencjobiorca odpowiada za zgodność przekazania danych z prawem, istnienie właściwej podstawy prawnej, wykonanie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą, ograniczenie danych do niezbędnego zakresu oraz prawidłowe upoważnienie użytkowników Oprogramowania.

3. Licencjobiorca może wydawać dalsze polecenia w postaci dokumentowej, w tym elektronicznej, pod warunkiem że pozostają one w zakresie przedmiotu Umowy i są zgodne z prawem.

4. Obowiązki Licencjodawcy

1. Licencjodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Licencjobiorcy, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego. W takim przypadku, o ile prawo tego nie zabrania, Licencjodawca poinformuje Licencjobiorcę przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

2. Do danych mogą mieć dostęp wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności i przeszkolone w zakresie ochrony danych.

3. Licencjodawca, uwzględniając charakter przetwarzania, pomaga Licencjobiorcy przez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wykonywaniu obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO.

4. Licencjodawca poinformuje Licencjobiorcę o naruszeniu ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu i przekaże dostępne informacje potrzebne do wykonania obowiązków wynikających z art. 33 i 34 RODO.

5. Jeżeli zdaniem Licencjodawcy polecenie Licencjobiorcy narusza RODO albo inne przepisy o ochronie danych, Licencjodawca niezwłocznie poinformuje o tym Licencjobiorcę i może wstrzymać wykonanie polecenia do czasu jego wyjaśnienia.

6. Licencjodawca udostępnia Licencjobiorcy informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO oraz umożliwia audyty, w tym inspekcje, prowadzone przez Licencjobiorcę lub upoważnionego przez niego audytora, z zachowaniem poufności, bezpieczeństwa innych klientów i rozsądnego wcześniejszego powiadomienia. Ograniczenia organizacyjne nie naruszają uprawnień organu nadzorczego ani prawa do audytu po naruszeniu lub w razie uzasadnionego podejrzenia niezgodności.

5. Bezpieczeństwo

1. Licencjodawca stosuje środki odpowiednie do ryzyka, obejmujące co najmniej: szyfrowanie transmisji, uwierzytelnienie instalacji, kontrolę integralności archiwum, kontrolę dostępu według zasady niezbędnej wiedzy, ograniczenie pobierania logów do upoważnionego personelu wsparcia, rejestrowanie dostępu i pobrań, ochronę kopii zapasowych, procedurę obsługi naruszeń oraz regularne przeglądy uprawnień i zabezpieczeń.

2. Oprogramowanie ogranicza archiwum do plików alertex.log, alertex.log.1, alertex.log.2 i launcher_stderr.log, ponownie maskuje numery telefonów podczas tworzenia archiwum oraz stosuje filtry zapobiegające przekazaniu rozpoznawalnych haseł, tokenów i innych danych uwierzytelniających.

3. Treść opisu i archiwum ZIP nie mogą być utrwalane w ogólnych dziennikach komunikacyjnych, telemetrycznych ani pocztowych. W takich dziennikach mogą być zapisywane wyłącznie niezbędne metadane, w szczególności identyfikator zgłoszenia, czas, wynik operacji, rozmiar i skrót kryptograficzny.

4. Kopie pobrane w celu analizy mogą być przechowywane wyłącznie na zarządzanych urządzeniach Licencjodawcy i muszą zostać usunięte zgodnie z § 5 Umowy.

6. Dalsze powierzenie i transfery

1. Licencjobiorca udziela Licencjodawcy ogólnej pisemnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wskazanych w aktualnym wykazie opublikowanym pod adresem https://www.alertexsms.pl/podmioty-przetwarzajace. Wykaz zawiera co najmniej nazwę, adres i państwo podmiotu, zakres wykonywanych czynności, miejsce przetwarzania oraz podstawę ewentualnego transferu poza Europejski Obszar Gospodarczy. Wersja wykazu obowiązująca w dniu akceptacji jest wskazana na stronie wykazu.

2. Licencjodawca zawiadomi Licencjobiorcę o planowanym dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego co najmniej 14 dni przed zmianą, umożliwiając wniesienie uzasadnionego sprzeciwu. Jeżeli strony nie uzgodnią rozwiązania sprzeciwu, Licencjobiorca może zaprzestać korzystania z funkcji Zgłoszeń serwisowych.

3. Licencjodawca nakłada na dalszy podmiot przetwarzający, w drodze umowy, obowiązki ochrony danych co najmniej równoważne obowiązkom wynikającym z niniejszego Załącznika i pozostaje odpowiedzialny wobec Licencjobiorcy za ich wykonanie.

4. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może nastąpić wyłącznie zgodnie z rozdziałem V RODO, na podstawie mechanizmu wskazanego Licencjobiorcy w wykazie dalszych podmiotów przetwarzających.

7. Usunięcie albo zwrot danych

1. Licencjodawca usuwa archiwum ZIP po 90 dniach, a pozostałą treść zgłoszenia, metadane zgłoszenia, notatki wsparcia i zapis potwierdzenia po 365 dniach od wysłania, chyba że Licencjobiorca zażąda wcześniejszego usunięcia lub zwrotu i nie sprzeciwia się temu obowiązujące prawo.

2. Kopie robocze są usuwane niezwłocznie po zakończeniu analizy, nie później niż w terminie właściwym dla archiwum ZIP. Dane zawarte w odseparowanych kopiach zapasowych są usuwane przez automatyczną rotację nie później niż 30 dni po usunięciu danych z systemu aktywnego; do tego czasu pozostają zabezpieczone, nie są używane do innych celów i mogą zostać odtworzone wyłącznie w ramach usuwania awarii.

3. Po zakończeniu świadczenia usług objętych powierzeniem Licencjodawca, według wyboru Licencjobiorcy, usuwa albo zwraca powierzone dane i usuwa ich kopie, chyba że obowiązek dalszego przechowywania wynika z prawa.

8. Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Załącznik stanowi umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO i jest zawierany w postaci elektronicznej wraz z Umową.

2. W razie sprzeczności dotyczącej przetwarzania danych osobowych pierwszeństwo mają postanowienia niniejszego Załącznika.

3. Licencjodawca przechowuje dowód akceptacji obejmujący co najmniej datę, identyfikator Licencjobiorcy, identyfikator użytkownika akceptującego oraz wersję i sumę kontrolną zaakceptowanej Umowy i niniejszego Załącznika.